نظام آراستگی محیط کار 5s

طيف گسترده اي از مشكلات كنوني سازمان به لحاظ بصري ناشي از الگوهاي رايج معماري داخلي نشأت گرفته است. مسايلي که هم در حوزه خرد و هم در مقياس کلان نمود يافته اند و بخش عمده اي از دغدغه هاي مديريت را بخود اختصاص داده است.
هم اكنون كارشناسان و مشتريان همگي بر اين موضوع که سيماي بصري نيازمند بهسازي است، اتفاق نظر دارند؛ اما مساله اصلي چگونگي برخورد با اين موضوع و ابزارها و روش هاي مورد نياز و کارآمد است.
روش و بينشي که با درک واقعيت هاي موجود و شناخت مکانيزم هاي مشخص، اقداماتي مؤثر را در زمينه ارتقاي کيفيت هاي فضايي – کالبدي سازمان شود و زمينه ارتباط تأثيرگذار و دو سويه مشتريان (به عنوان سرمايه هاي اصلي هر سازمان) و خود سازمان را فراهم آورد.
به نظر مي رسد در شرايط حاضر، اگر بتوان درک صحيحي از وضع موجود و نقاط ضعف و قوت و فرصت ها و تهديد هاي آن به عمل آورد، مي توان چشم اندازي را به سوي تهيه و تدوين الگوها و ضوابط انعطاف پذير، در عين حال کارآمد و تأثيرگذار در زمينه بهسازي سيماي بانك خلق کرد. براين مبنا به به معرفي سيستمي كه به لحاظ ساختاري و عملياتي امكان پاسخگوئي به سئوالاتي را در اين زمينه خواهد داشت مي پردازيم.

5S حروف اول پنج كلمه عبارات Seiri ( سازماندهي ), Seiton ( نظم و ترتيب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكيزه سازي) و Seiketsu  (استانداردسازي) مي باشد. 5S سيستمي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي خدماتي و صنعتي به ارمغان آورده است. درحقيقت 5S سيستمي است براي بهسازي و آراستگي در محيط كار. درتعريف آن بايد گفت كه : 5S فني است كه به منظور برقراري و حفظ فضاي كيفي در يك سازمان به كار گرفته مي شود.

بطور كلي هدف نهايي5S پيشگيري از اتلاف است. عليرغم اينكه سيستم 5S به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن نيز خيلي ساده به نظر مي آيد ولي عموماً سازمانها و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلات فراوان روبرو هستند. دليل اين امر در ظاهر ساده و پيچيدگي هاي اجرايي آن نهفته است. معادل فارسي و انگليسي 5S در جدول زير نشان داده شده است:

اهداف اجراي 5S:

5S براي حصول به اهدافي است كه در آن آراستگي نظام اداري در وضعيت بهينه قرار دارد. از اينرو اهداف 5S را در دو بعد اصلي و جانبي بررسي مي نمائيم:

هدف اصلي 5S :  بمنظور بهسازي فرايندهاي سازمان و حذف اتلاف مي باشد.

هدف جانبي  5S: اهداف جانبي از اجراي طرح ميتواند شامل مواردي از قبيل : برقراري ايمني – رسيدن به كارايي – ارتقاء كيفيت – حذف ضايعات – كاهش خرابي تجهيزات – افزايش بهره وري – ارتقاء روحيه كاركنان و جلب نظر مشتري درنظر گرفت.

مزاياي استفاده از 5S:
اجراي اين طرح در هر سازمان مزايايي را دربرخواهد داشت از جمله اينكه موجب ايجاد يك نظم فراگير خواهد شد، زمينه سازي برقراري انظباط سازماني گشته در بعد زيباسازي محيط كار مؤثر بوده و در بهداشتي شدن محيط كار و رفع آلودگيهاي آن فعال است. ايمن شدن محيط كار و كاهش حوادث و بيماري هاي كاري ، آسان شدن و كم زحمت شدن انجام كار و دسترسي آسان تر و راحت تر به اسناد، لوازم مورد نياز و استقرار بهينه آنها از ديگر مزاياي 5S است.
در بعد عملياتي نيز موجب كاهش اشتباهات و دوباره كاريها شده و افزايش روحيه كاركنان را دربرخواهد داشت. بهبود روابط كاركنان، كاهش خستگي و آزردگي رواني ناشي از كار، فراهم شدن شرايط لذت بردن از كار، تثبيت و بهبود كيفيت، افزايش راندمان و كارائي، كاهش هزينه، كاهش زمان انجام كارها، كاهش وابستگي امور به اشخاص و امكان ايجاد گردش شغلي در سازمان، جلوگيري  از استفاده اشتباه و نابجا از فرم ها ، مواد ، نهادينه شدن فرهنگ بهره وري ، تشخص بخشي به كاركنان ، جلب نظر مشتريان افزايش تعلق سازماني ، زمينه سازي فرهنگ خود انضباطي ، افزايش جذابيت محيط كار مي گردد.

1) سازماندهي ( Seiri )
سازماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه 5S سازماندهي به معناي تشخيص ضرور از غير ضرور , اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غير ضروريهاست. نمونه هايي از اجراي S1 را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و بايگاني مناسب روزنامه ها و صورتجلسات).
• رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري , تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده).
• مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع , ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار , حمل و نقل مناسب غذا , استفاده بهداشتي از ذخيره آب).
• تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد تميزكننده كننده , نظافت در سالن ها ).
• حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در سالن ها , استفاده از فيلترهاي صافي هوا در مكانهاي بدون هواكش ).
• سازماندهي انبارها ( استفاده از سيستمهاي نوين انبارداري).

درحقيقت منظور از S1 جدا كردن اقلام، اوراق و اطلاعات لازم و كاربردي از غير آن و دور نمودن غير لازم ها و غير كاربردي ها از محيط كار و همچنين تعمير، تعويض يا تصحيح معايب و نواقص مي باشد.

هدف از اجراي S1:
1. تعيين معيارهايي براي حذف غير ضروري ها
2. به كارگيري مديريت اولويت ها و تعيين اولويت ها
3. حذف علل آلودگي
4. استفاده بهينه از فضاي محيط كار
5. استفاده بهينه از تجهيزات
6. ريشه يابي علل معايب

2) نظم و ترتيب ( Seiton )
نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشيا و وسائل مورد نياز, بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار , در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد , محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نماييم. نمونه هايي از اجراي اين S را ميتوان بصورت زير فهرست نمود:
• اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم , در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. (نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در مكانهاي صنعتي , تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري)
• اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم , در جايي دور از دسترس قرار دهيم. (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد)
• اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم( دور ريختن برگهاي زائد).
• استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فايلها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود , استقرار ابزار و تجهيزات در جاي مناسب در تعميرگاهها پس از استفاده ).
• آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان ( يافتن سوابق از بايگاني ).
• نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات ( نصب پلاكاردها و اعلاميه ها در جاهاي مناسب).
• طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن , طراحي زيبا و خوانا بودن).
• استقرار كاركردي مدارك, اسناد در قفسه ها و نظم بخشي به سيستم هاي نگهداري آنان.

درحقيقت كليه اموري كه به مرتب کردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعيين جاي مناسب براي آنان، به نحوي که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند، مي باشد. اطلاق مي گردد بطوريكه استقرار منظم ماشينها و اشياء براي دستيابي سريع به آنها ميسر باشد.


هدف از اجراي S2
1. نظم و ترتيب در محل کار
2. استقرار و جايدهي مناسب
3.  ارتقاء بهره وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي اشياء
4.  سرعت دسترسي به اشياء و اسناد
5.  کاهش ضايعات ناشي از نابساماني و درهم ريختگي
6.  جلوگيري از ضايع و فاسد شدن مواد فاسد شدني
7.  کاهش اشتباهات و دوباره کاريها

3) پاكيزه سازي ( Seiso )
در ديدگاه 5S پاكيزه سازي عبارت از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تاكيد در اين بخش از نظام 5S قرار دارد. برخي از لوازم , تجهيزات و مكانها , لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند , بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و اين باور را بايد پذيرفت كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست , بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• آسان سازي و پاكيزه سازي و بازبيني ( بازرسي و بازديد مديران از مجموعه تحت پوشش خود ).
• مسئوليت هاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار ( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل ).
• انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي
• پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است ( زير ميزها , گوشه هاي اتاق , زير ملزومات اداري و تجهيزات فني ).

هدف از اجراي S3:
1. دستيابي به ميزان مطلوبي از پاكيزگي و حذف كامل آلودگي ها
2.  شناسايي مشكلات جزئي از طريق بازبيني
3.  درك پاكيزه سازي به عنوان نوعي بازبيني
4.  كاهش خستگي و آزردگي  رواني ناشي از كار

4) استانداردسازي (Seiketsu)
استاندارد سازي يعني كنترل و اصلاح دائمي , سازماندهي , نظم , ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليستهاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت , محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• استفاده از علائم و نشانه ها ( در فضاهاي كاري , انبار و دفاتر اداري).
• علامتگذاري محدوده هاي مورد توجه و يا مراقبت خاص ( در بايگاني، خزانه و … ).
• علائم نشان دهنده جهت و راهنما ( جهت راهنمايي افراد در راهروها و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمانها).
• برچسبهاي نشان دهنده خدمات يا كالاهاي اصلي ( استفاده از برچسبهاي ويژه از قبيل هولوگرام , باركد و ).
• رنگهاي هشدار دهنده براي موارد خاص.
• علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر، وسايل ايمني و راهنماي از سيستم اطفاي حريق).
• تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در اين خصوص , تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه).
• استقرار اشياء  و تجهيزات به نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.

تداوم و اجراي ( S4 ) از طريق استانداردسازي و حفظ وضع مطلوب ناشي از اجراي تفكيك ، ترتيب و تميزي و رعايت نكات ايمني در كار امكان پذير مي باشد.

هدف از اجراي S4:
1.  جلوگيري از اعمال سليقه و چند باره كاري
2. مديريت ديداري خلاق بمنظور آشكار شدن ناهمگونيها و موارد غير عادي
3. ايمن شدن محيط كار و كاهش حوادث و بيماريهاي كاري
4. تكرار كارهاي درست ، براي درست انجام دادن كارها
5. كاهش زمان انجام كارها
6. كاهش وابستگي امور به اشخاص و امكان ايجاد گردش شغلي در سازمان
7. افزايش جذابيت محيط كار

5) انضباط ( Shitsuke )
انضباط يعني آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ، جايگزين كردن عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه شروع كرد. همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها انجام مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد.

نمونه هايي از اجراي اين S را مي توان بصورت زير فهرست نمود:
• تمرين نظم و ترتيب ( آموزش , نظارت مستمر , ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط).
• تمرين وقت شناسي ( آموزش , استفاده بهينه از زمان , بخصوص در بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات).
• تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني).
• توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباس مناسب در محل كار).
• نگرش مديريت به فضاهاي عمومي ( ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار)

تداوم و استمرار 5s از طريق كسب حمايت هاي لازم از مديريت ارشد سازمان، تبيين اهداف و مزاياي پياده سازي 5S، جلب همكاري و مشاركت همگاني ، تشويق و ايجاد انگيزه براي تداوم اجراي 5S و تدوين برنامه و استاندارد مدون و لازم الاجرايي براي 5S  امكان پذير خواهد بود.

اهداف اجراي S5 :
مشاركت كامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات
عادت به برقراري ارتباط به نحوه صحيح و كنترل نتايج آن
زمينه هاي فرهنگ خود انضباطي
نهادينه شدن فرهنگ بهره وري
تشخص بخشي ( شخصيت دادن ) به كاركنان
جلب نظر مشتريان
افزايش تعلق سازماني

نتيجه اينكه با بكارگيري سيستم 5s سازمان قادر خواهد بود با استفاده بهينه از منابع، لوازم و تجهيزات خود به نحو چشمگيري بر كارائي خود بيفزايد بطوريكه با سازماندهي مناسب لوازم، امكانات و تجهيزات نسبت به تفكيك و تشخيص موارد ضروري و غير ضروري اقدام نمايد، با بكارگيري نظم و ترتيب دسترسي به وسائل اداري و امكانات مورد نياز را تسهيل نمايد،  با پاكيزه سازي محيطي شاداب و با نشاط و مطلوب را براي كاركنان و مشتريان فراهم آورد. همچنين با بكارگيري خلاقيت و نوآوري در استانداردسازي محيط مؤثر خواهد بود و رويه ها و نشانه هاي سازمان را  كاراتر نمايد و با انضباط عادت درست را در جهت ترويج فرهنگ سازماني گسترش دهد.

دراين راستا و بمنظور تهيه يك استاندارد جامع با مولفه هاي ديداري ، فيزيكي ، لوازم و تجهيزات اداري و پوشش كاركنان ، بانك توسعه صادرات ايران با توجه به اهداف و استراتژي هدفمند خود در مهندسي مجدد كليه فرآيندهاي اداري و تشكيلاتي اقدام به ايجاد صورتي جامع و از لحاظ ساختار ديداري يكپارچه و هماهنگ در كليه اركان بانك نمايد.  اين موضوع در قالب “طرح هويت ديداري” كه شامل تمام مؤلفه هاي بصري بانك ميگردد در حال انجام است.

منبع: ماهنامه تحليلگران عصر اطلاعات