آموزش عارضه‌یابی به همراه نمونه کار شده

مشاوره

Yellow-blur-background1

در سالهای اخیر موضوعی که بیش از پیش سازمانها و ذهن مدیران ارشد آنها را سخت درگیر نموده است، ایجاد تغییر و تحول به موقع و بهبود وضعیت سازمان در راستای ارتقا بهره وری و رقابت‌پذیری است. برخی از دلایل بدیهی و در عین حال مهم و اساسی این حساسیت در محیط کسب و کار امروزی به شرح زیر می‌باشد:

  1. محیط کسب و کار سازمانها ثابت نیست و به طور مستمر و با شتاب دستخوش تغییر و تحول همه جانبه می‌شود. تنها سازمانهایی که بتوانند این تغییرات را مدیریت کنند و سازگار و هماهنگ با الزامات و مقتضیات محیط، در سازمان خود تحول لازم و به موقع را ایجاد کنند، قادر به تداوم حیات و بقای سازمان خود هستند.
  2. سازمانها برای توسعه و رشد خود باید از درون متحول شوند و به سوی برتری و رقابت‌پذیری حرکت کنند، توسعه یافتگی و بالندگی، زمانی رقابت‌پذیری مطلوب را در پی خواهد داشت که محرک اصلی تغییر، مدیران و تصمیم گیرندگان سازمان باشند.
  3. هرگونه تغییر و تحول سازمانی، زمانی مثبت ارزیابی می‌شود و نتیجه بخش است که مبتنی بر دانش و آگاهی لازم تصمیم گیرندگان و عوامل تغییر و تحول در سازمان باشد.

با توجه به دلایل غیرقابل انکار فوق، انجام مطالعات عارضه‌یابی سازمانی در فرآیند پشتیبانی از ارتقا بهره‌وری و رقابت‌پذیری سازمان‌ها، یکی از الزامات اولیه و شرط لازم برای صرف منابع جهت انجام هرگونه اقدام نتیجه بخش در فرآیند حفظ، تداوم و ارتقا رقابت‌پذیری در آن سازمانها محسوب می‌شود.

ضرورت-و-اهمیت-مطالعات-عارضه‌یابی-سازمانی

Studying-book

هر سازمان همواره تحت تاثیر سه نیروی قدرتمند قرار دارد و لازم است از انعطاف لازم در مقابل این سه نیرو برخوردار باشد تا بتواند با تغییر و تحول به موقع، از یکسو اثر تخریبی این نیروها را بر خود حداقل و از سویی دیگر امکان استفاده از فرصت‌ها را حداکثر نماید. این سه نیرو عبارتند از:

  1. ایجاد تغییر و تحول در نیازها، خواسته‌ها و تقاضای بازار با توجه به تغییر تدریجی در سبک زندگی، فرهنگ و سایر عوامل موثر بر محیط فعالیت مشتریان.
  2. ایجاد تغییر و تحول پرشتاب و روز افزون در فناوری و دانش بشری و کشف حقایق هستی.
  3. ظهور رقبای جدید و بطور کلی تنوع اقدامات رقبا با هدف رقابت‌پذیری بیشتر و روند رو به رشد رقابت و افزایش قدرت چانه زنی مشتریان در بازارهای هدف.

 با توجه به دلایل فوق نه تنها توسعه و رشد بلکه حفظ وضع موجود نیز در سازمانها به سادگی ممکن نیست و مدیران و تصمیم گیرندگان این سازمانها باید با شناخت کامل و به موقع از موقعیت خود از یکسو و پایش بازار، فناوری و رقبا از سویی دیگر، بهترین راه حل را برای شناخت و رفع موانع ارتقا بهره‌وری و رقابت‌پذیری خود شناسایی و با اقدامات به موقع آن راهکارها را به اجرا در آورند و گرنه فرصتهای  بازار را از دست داده و در رقابت و مسابقه سختی که با رقبا آغاز کرده‌اند، بازنده خواهند شد. پایه اصلی و از جمله الزامات اولیه این اقدامات هدفمند، در راستای حفظ، تداوم و ارتقای رقابت پذیری انجام مطالعات عارضه یابی برای شناسایی به موقع علائم مشکل و ریشه علتها ویافتن راه حل مناسب برای رفع موانع از یکسو و شناخت فرصت ها و اقدامات بایسته از سوئی دیگر است.

آثار،-دستاوردها-و-نتایج-اجرای-عارضه‌یابی

result

انجام عارضه‌یابی می‌تواند به شناخت مسأله /عارضه، تحلیل علل ریشه‌ای بوجود آمدن عارضه و برنامه‌ریزی برای برطرف نمودن آنها منجر گردد، به عبارت دیگر آثار و دستاوردهای انجام پروژه‌های عارضه‌یابی را می‌توان پس از برطرف نمودن علل ریشه‌ای ؟ که باعث بوجود آمدن عارضه‌ها شده است، مشاهده نمود. بطور کلی نتایج حاصل از این دستاوردها (بصورت بالقوه) را می‌توان به عنوان منافع سهامداران و همچنین سایر طرفهای ذینفع (مشتریان، کارکنان، دولت، جامعه، تامین کنندگان) به شرح سرفصلهای زیر نام برد:

سهامدارن: افزایش سود سالیانه، پایداری توزیع سود، افزایش ارزش سهام، ‌کاهش مخاطرات سرمایه‌گذاری، فروش سریع سهام، … نسبت به سایر نهادهای سرمایه‌گذاری.

مشتریان:‌ قیمت مناسب، کیفیت مطلوب، تنوع محصول، تحویل به موقع، سهولت دسترسی، پشتیبانی مطمئن، شهرت و اعتبار، رابطه صمیمی، … نسبت به سایر رقبا.

کارکنان: کسب درآمدی مناسب و مطمئن، فضای کاری مطلوب، پویایی و توسعه مستمر، روابط کاری شفاف و عادلانه، احترام به ارزشهای فردی، … نسبت به سایر واحدهای کسب و کار.

دولت: پیروی از قوانین و مقررات، پرداخت مالیات و سایر عوارض مصوب، اشتغال‌زایی، افزایش تولید و کارآفرینی، تأمین نیازهای جامعه، کسب درآمد ارزی، توسعه دانش فنی‌، … نسبت به اهداف و برنامه‌های مصوب.

تأمین کنندگان: فروش مناسب و پایدار، درک مشکلات و محدودیتها، اعتماد و پشتیبانی مالی و فنی، … نسبت به سایر خریداران

البته لازم به ذکر می‌باشد دستیابی به نتایج و دستاوردهای فوق می‌تواند به عنوان اهداف سازمان تعیین گشته و فعالیت عارضه‌یابی می‌تواند به عنوان قدم اول از این مسیر تلقی گردد.


روش اجرای متدولوژی عارضه‌یابی

بستر-سازی-و-انجام-هماهنگی‌های-اولیه-بین-مشاوران-و-سازمان

search-consultant 1

  • برگزاری جلسه توجیهی پروژه با مدیران و سرپرستان سازمان
  • تشریح روند اجرای پروژه
  • تعیین چگونگی و نحوه همکاری مشاور و سازمان
  • تشریح ساختار اجرایی تیم عارضه‌یابی متشکل از افراد با تجربه و متخصص در حوزه‌های ساختار سازمانی و منابع انسانی، سیستمها و روشها، بازرگانی، مالی و تکنولوژی تولید
  • تشکیل تیم عارضه‌یاب
  • آموزش اعضاء تیم عارضه‌یابی بمدت ۲۴ ساعت در زمینه‌های:
  • تشریح متدولوژی عارضه‌یابی
  • معرفی مدل عارضه‌یابی
  • آشنایی با حوزه نتایج عملکرد
  • آشنایی با حوزه قابلیتها توانمندیها و سرمایه های سازمان
  • نحوه سازماندهی تیم عارضه‌یابی و انجام کار تیمی
  • نحوه ارائه راهکار و اولویت‌بندی آنها بر اساس نتایج عارضه یابی
  • تبیین وظایف تیم عارضه‌یابی
  • آشنایی با تکنیکها و ابزارهای مناسب برای عارضه یابی و ارایه راه حل

جمع‌آوری-اطلاعات-کلی-سازمان-و-تشریح-نحوه-دستیابی-به-آنها

 

  • سابقه تأسیس، مالکیت و فعالیت سازمان
  • چارت سازمانی و وضعیت نیروی انسانی از نظر تحصیلات و سابقه
  • فهرست محصولات
  • فهرست مشتریان اصلی
  • رقبای اصلی

تهیه-طرح-عارضه-یابی

Young male architect working on plans, close-up

گردآوری دادهای اطلاعاتی و محاسبه شاخص ها در حوزه نتایج عملکرد مطابق چک لیست شامل:

  • اثربخشی
  • کارایی
  • بهره‌وری
  • نوآوری
  • قبلیت انعطاف
  • کیفیت زندگی کاری
  • سودآوری
  • کیفیت
  • مسئولیت اجتماعی
  • تعیین و تبیین عارضه های سازمان

گردآوری دادهای اطلاعاتی در حوزه قابلیت ها، توانمندی ها و سرمایه های سازمان (حوزه درون سازمانی) شامل عناوین حوزه های ۶ گانه

  • مأموریت، چشم انداز، اهداف بلندمدت، استراتژیها و سیاستهای سازمان
  • حوزه فرآیندها
  • حوزه ساختار سازمانی سازمان
  • حوزه سیستمها و روشها
  • حوزه فضای عملیاتی
  • حوزه تکنولوژی

گردآوری دادهای اطلاعاتی محیط بیرونی سازمان با تاکید بر قلمرو سازمان مطابق چک لیست

  • تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری در هر یک از حوزه های ۶ گانه و محیط
  • تعیین و تبیین سلسله مراتب مشکلات و مسائل (ریشه عارضه ها) سازمان (تا پایین ترین سطح ممکن)
  • تدوین ماتریس ارتباط عارضه ها و علت ها (مشکلات)
  • تبیین ارتباط علت ها (زنجیره ارتباط علت ها) با یکدیگر و اولویت بندی علت ها
  • راه حل یابی متناسب با علت های اولویت بندی شده
  • اولویت بندی راه حل ها


چک لیست عارضه‌یابی

جمع‌آوری-اطلاعات-کلی-سازمان

data-overload

  • سابقه تأسیس، مالکیت و فعالیت سازمان
  • چارت سازمانی و وضعیت نیروی انسانی از نظر تحصیلات و سابقه
  • محصولات
  • مشتریان اصلی
  • رقبای اصلی

جمع‌آوری-اطلاعات-در-حوزه‌های-نه-گانه-نتایج-عملکرد-سازمان

overload3

  • حوزه اثربخشی

محاسبه شاخصهای اثربخشی سازمان در حداقل سه دوره متوالی (روند تحقق اهداف تولیدی، روند تحقق اهداف درآمدی، روند استفاده از ظرفیت تولیدی سازمان (نسبت تولید واقعی به ظرفیت سازمان یا فروش به ظرفیت سازمان))

  • حوزه کار آیی

محاسبه شاخصهای نسبت هزینه‌های مواد، نیروی انسانی، انرژی و استهلاک به فروش سازمان، درصد ضایعات، نسبت توقفات به ساعات در دسترس تولید در حداقل سه دوره متوالی

  • حوزه بهره‌وری

محاسبه شاخصهای بهره‌وری کل و شاخصهای بهره‌وری جزء شامل نیروی انسانی، سرمایه، مواد، انرژی در حداقل سه دوره متوالی

  • حوزه نوآوری

بررسی روند معرفی محصولات جدید به بازار طی سالهای گذشته، روند هزینه‌های تحقیق و توسعه، تعداد پروژه‌های تحقیق و توسعه محصول در سازمان

  • حوزه قابلیت انعطاف

بررسی توان تولیدی سازمان طی سالهای گذشته متناسب با تقاضا، بررسی توان تولید سازمان برای تولید ترکیب متنوع و مختلف محصولات

  • کیفیت زندگی کاری

گزارش حوادث، وضعیت غیبت و تأخیرات، بررسی رضایت کارکنان در حوزه‌های مختلف مانند: ایمنی سازمان، سیستمها و روشهای انگیزشی، شرایط کاری، حقوق و دستمزد، مشارکت پرسنل، امکانات رفاهی و …

  • حوزه کیفیت

بررسی روند ضایعات مواد و قطعات، روند درصد مواد و قطعات برگشتی، روند شکایات مشتری، انواع گواهینامه‌ها و جوایز دریافتی

  • حوزه سودآوری و نسبتهای مالی

بررسی روند درآمد هر سازمان، بررسی روند سودآوری سازمان، بررسی روند ارزش افزوده سازمان، محاسبه و بررسی نسبتهای مالی مختلف شامل بازده فروش، بازده ارزش ویژه، بازده دارایی، سرمایه در گردش، دوره وصول مطالبات، نسبتهای بدهی آنی و جاری و… ، بررسی روند قیمت تمام شده و فروش محصولات در حداقل سه دوره

  • مسئولیتهای اجتماعی

بررسی اقدامات سازمان برای کاهش اثرات مخرب و منفی زیست محیطی مرتبط با فعالیتهای سازمان، بررسی اقدامات سازمان برای کاهش مصرف انرژی، بررسی اقدامات سازمان برای حمایت از فعالیتهای عام‌المنفعه، اقدامات سازمان در اخذ گواهینامه‌های استاندارد محیط زیست

جمع‌آوری-اطلاعات-در-حوزه‌-قابلیت‌ها،-توانمندی‌ها-و-سرمایه‌های-سازمان

HomePage_OS_Human_Information_v03 (1)

  • ماموریت، چشم انداز، اهداف بلندمدت، استراتژیها و سیاستهای سازمان
  • حوزه فرآیندها (بررسی فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان، بررسی هم راستایی و هم جهتی فرآیندهابا مأموریت، چشم انداز و اهداف سازمان، اصلاح فرآیندهای سازمان بطور مستمر و بصورت نظام‌مند، مشخص و معلوم نمودن مسئولیت فرآیندها در ساختار سازمانی)
  • حوزه ساختار سازمانی سازمان (بررسی نمودار ساختار سازمانی سازمان با وضع موجود و انطباق آن با نیازهای سازمان، روشن ساختن حد مرز بین واحدهای مختلف، تقسیم‌بندی کارها و مسئولیتها به نحو مناسب، ایجاد روابط بین واحدهای مختلف سازمان، تدوین شرح وظایف و مسئولیت‌ها، تدوین شرح شغل‌ها و شرایط احراز مشاغل، بررسی افراد تحت نظارت هر یک از واحدها و قسمتها)
  • حوزه سیستمها و روشها طراحی کلیه سیستمهای مورد نیاز سازمان مرتبط با مأموریت، اهداف، فرآیند و مشتریان،  بسبررسی هر یک از سیستمهای موجود در سازمان با الزامات مرتبط با هر یک از آنها و به روز بودن سیستمها،  مشخص نمودن مسئول اجرایی هر یک از سیستمها، بررسی و روشن نمودن ورودی ها و خروجی های هریک از سیستمها)
  • حوزه فضای عملیاتی (بررسی باورها و دیدگاه‌های مدیران سازمان نسبت به کارکنان و بالعکس، بررسی چگونگی مشارکت کارکنان در تصمیم گیری‌های سازمان، بررسی باورها و دیدگاه‌های مدیران و کارکنان نسبت به تغییر و تحول، بررسی چگونگی رشد و پیشرفت و ترفیع برای افراد شایسته، متخصص و پرتلاش، برگزاری مراسم و همایشها در سازمان به مناسبتهای مختلف، بررسی میزان علاقه، مسئولیت پذیری و وفاداری پرسنل، بررسی رابطه میان مدیران و سرپرستان و کارکنان)
  • حوزه تکنولوژی (بررسی سال ساخت دستگاه‌ها و تجهیزات و تکنولوژی مورد استفاده، بررسی و مقایسه تکنولوژی موجود با تکنولوژی روز دنیا، بررسی پاسخگویی تکنولوژی موجود به نیازهای کمّی و کیفی، بررسی میزان رقابت‌پذیری کیفی محصولات تولیدی با محصولات رقبا، بررسی به روز بودن نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان، بررسی به روز بودن طرح محصولات سازمان، بررسی برنامه‌ریزی برای بکارگیری صحیح و درست تجهیزات و امکانات)

بررسی-محیط-بیرونی-سازمان Atos-Watch-this-space-Lucky-7-avoiding-information-overload

  • محدوده و قلمرو فعالیت سازمان
  • بازار هدف سازمان (داخلی و خارجی)
  • تامین کنندگان اصلی سازمان
  • مشتریان محصولات سازمان به تفکیک خریداران عمده و جزء و سهم هریک در میزان فروش سازمان
  • بررسی سطح رضایت مشتریان از سازمان و محصولات آن
  • بررسی رقبای اصلی سازمان اعم از داخلی و خارجی و جایگاه و سهم بازار آنها
  • بررسی تأثیرات محیطی از دیدگاه فرصتها و تهدید‌های سازمان
  • بررسی آینده صنعت سازمان در بازار


دانلود-قسمت‌هایی-از-عارضه‌یابی-در-سازمان‌ها

دانلود کلیات عارضه‌یابی در سازمان‌ها

largeredbutton

دانلود قسمتی از نمونه پروژه عارضه‌یابی

largeredbutton

مسعود یزدان فر در ساعت ۱:۱۳ ق.ظ - گفته است:
تاریخ: آبان ۱۳۹۶

با سلام
قصد انجام عارضه یابی در یک شرکت تولید و ارائه خدمات نرم افزاری بعنوان پایان نامه ارشد صنایع را دارم.
در صورتیکه میتوانید راهنمایی یا مشاوره بدهید لطفا شرایط مورد نظر خود را برایم ارسال کنید.
با تشکر

سعید رضایی در ساعت ۱:۱۸ ب.ظ - گفته است:
تاریخ: آذر ۱۳۹۶

سلام
وقت عالی بخیر
با شماره ۰۹۱۴۶۴۳۳۰۴ تماس بگیرید

سبز و سربلند باشین
رضایی

ارسال نظر

نام:

ایمیل:

وب سایت:

متن و پیام شما: